Centre pour enfants Borgele

Centre pour enfants Borgele

  • Enseignement & Santé
  • 110 collaborateurs

Personne ne doit être laissé pour compte !

Des ballons, des cupcakes, une véritable machine à remonter le temps, le maire suppléant et plus de 1100 visiteurs. C’est de cette manière festive que, il y a maintenant un an, le centre pour enfants Borgele à Deventer a été ouvert. Un centre entièrement équipé dans lequel, chaque jour, quatre organisations veillent au bon développement de jeunes enfants. Depuis février 2018, ces organisations sont non seulement présentes physiquement en un même lieu mais collaborent aussi les unes avec les autres sur une plate-forme numérique. Laquelle ? Viadesk, à savoir l’intranet social sur lequel les collaborateurs se rencontrent, coopèrent et partagent leurs connaissances.

Social intranet Huub de Haan Kindcentrum Borgelo

« Le groupe « autisme » en est un bel exemple. Les personnes avec un intérêt ou des connaissances communs peuvent s’y rencontrer. Elles partagent sur différents thèmes, se donnent rendez-vous, font des plans, travaillent ensemble à des projets. C’est tout simplement formidable ! »

Huub de Haan, directeur général du centre pour enfants Borgele

L’ancienne situation

La décision est prise de regrouper une école primaire publique, une école pour enseignement spécial, une garderie et un centre orthopédique. Les 110 collaborateurs travaillant dans ces 4 organisations doivent avoir accès à une plate-forme unique afin de pouvoir collaborer les uns avec les autres et partager leurs connaissances.

La solution

Un intranet social convivial qui relie les collaborateurs les uns avec les autres, d’utilisation facile, pouvant être rapidement mis en place et facilitant, outre la collaboration, l’échange des connaissances. Viadesk répond en tous points à ce souhait et à ces attentes.

Le résultat

  • Possibilité de trouver l’ensemble des collaborateurs
  • Création de groupes de connaissances
  • Partage des informations et des compétences
  • Une coopération sûre les uns avec les autres
  • Les collègues s’impliquent
social intranet kindcentrum Borgelo

Tout le monde peut participer

Le centre pour enfants Borgele est établi dans un bel immeuble qui, depuis 2017, héberge une école primaire, une école de dispense d’un enseignement spécial, une garderie et un centre orthopédique pour enfants. Un concept unique aux Pays-Bas mettant en contact les enfants de l’enseignement primaire avec ceux de l’enseignement spécial.

« L’État néerlandais souhaite que les services de l’aide à l’enfance, les garderies et l’enseignement traditionnel collaborent du mieux qu’il soit les uns avec les autres. Toutefois, pour les enfants ayant besoin de soins spéciaux, il est très peu fait pour assurer un lien avec l’école » affirme le directeur général Huub de Haan. « C’est la mission que s’est fixée le centre pour enfants Borgele. Les enfants qui relèvent d’un enseignement spécial ou ayant besoin de soins ont ici la chance de pouvoir être en contact avec des enfants d’une école dans laquelle un enseignement traditionnel est dispensé. Et, inversement, les enfants de l’école rencontrent des enfants différents. Tout le monde peut participer. »

Organiser la coopération

Les 4 partenaires du centre pour enfants Borgele disposent de leurs propres connaissance et expertise et ont chacun leurs propres méthodes de travail et réseaux numériques. Il est par conséquent bien difficile d’organiser une coopération efficace. Huub de Haan : « Autrefois, nous travaillions indépendamment les uns des autres. Nous étions donc quatre organisations bien séparées les unes des autres. Il a donc fallu que nous organisions cela de manière minutieuse. Une première étape importante a été la construction du nouveau bâtiment : un lieu de rencontre transparent et durable où tout le monde converge et se retrouve. En quelque sorte une « mini société idéale ». Nous sommes très satisfaits de la manière dont les choses évoluent ».

La deuxième étape a été récemment mise en œuvre : l’ensemble des collaborateurs et collègues peuvent se retrouver sur une même plate-forme en ligne. « Ils peuvent bien entendu aussi se rencontrer à l’espace destiné à la pause-café. Mais, évidemment, ils ne prennent pas tous leur pause au même moment. Et c’est comme ça que nous nous sommes lancés à la recherche d’un « endroit virtuel dans le cloud ». »

Huub de Haan kindcentrum Borgelo

À la recherche d’un intranet social adéquat

L’ensemble des collaborateurs travaillaient dans leur propre environnement en ayant recours à leurs propres outils. Cela est, bien entendu, logique mais pas franchement pratique lorsque l’on vise une collaboration efficace. « La nouvelle plate-forme doit être transparente. Les utilisateurs doivent pouvoir se voir, pouvoir apprendre les uns des autres et s’entraider. Ceci bien sûr dans une perspective sociale, pour générer plus d’implication mais aussi pour créer une manière de travailler plus efficace » indique Huub de Haan.

De Haan a commencé ses recherches sur Google en tapant quelques mots-clés pour voir qui étaient les fournisseurs potentiels. « Ma recherche s’est aussi très vite orientée vers le marché physique. Nous nous sommes entretenus avec nombre de personnes et les avons interrogés sur leurs expériences en matière de plates-formes sociales. Au cours de réunions avec d’autres organisations, nous avons discuté de solutions qui ne marchaient pas pour nous. Nous avons confronté l’ensemble de ces informations à nos exigences, à savoir une liste de conditions établie sur la base des souhaits de nos collaborateurs. Car pour avoir un bon intranet social, il faut être à l’écoute des besoins de l’utilisateur. »

Huub de Haan avait eu de bons échos sur Viadesk et décida alors de prendre rendez-vous avec Anke, le consultant intranet social à Amsterdam. Une démonstration en ligne a alors été organisée. « Et à partir de ce moment, tout est allé très vite. Viadesk proposait un service parfaitement adapté à nos souhaits. Nous voulions par ailleurs être assurés de la pérennité de notre relation commerciale. On ne peut en effet se lancer dans un tel projet pour une période de courte durée. Ceci est la raison pour laquelle, les deux premiers mois, nous avons utilisé une plate-forme d’essai afin de pouvoir tester l’ensemble des fonctionnalités. Et, je dois dire que nous étions très satisfaits. »

Implémentation

Il fut donc opté pour Viadesk. « Nous nous sommes mis directement au travail. En l’espace de 2 semaines, la plate-forme était disponible en ligne. Nous avons donc présenté le nouvel intranet social à l’occasion d’une journée d’étude commune regroupant l’ensemble des 100 collaborateurs. Dans ce cadre, Anke et Roel de Viadesk ont organisé un atelier à la fois agréable et très informatif pendant lequel chacun des participants s’est empressé de créer son propre profil sur son ordinateur portable et de télécharger une photo. Nous avons clos la journée avec un test en ligne : « Fais la connaissance de tes collègues ». Des collaborateurs se sont vus présenter une photo d’un collègue et devaient deviner de qui il s’agissait et qu’elle était sa fonction au sein de notre organisation. En bref, la journée fut très sympathique, enrichissante, joyeuse et très utile. »

Kindcentrum Borgelo

Adoption du produit par ses destinataires

On entend et on lit beaucoup de choses au sujet de l’adoption d’un produit par ceux auxquels on le destine. Toutefois, on reste toujours confronté à la question de savoir comment il faut faire pour que les collaborateurs se mettent effectivement à utiliser l’intranet social ? Huub de Haan : « Nous avons commencé par travailler avec ceux qui, dès le lancement de la plate-forme, ont décidé de s’y mettre. Il s’agit d’un groupe d’une quinzaine de personnes qui étaient très enthousiastes à son sujet. Elles montent le bon exemple et expliquent aux autres comment Viadesk fonctionne et quels en sont les avantages. Par exemple comment organiser de nouvelles activités en ligne (comme le pot du vendredi après-midi) ou réserver des salles de réunion. Nous avons l’habitude de dire : montrez comment ça fonctionne, surprenez-vous avec toutes les fonctionnalités proposées. Ça a un effet particulièrement stimulant. »

Les premiers résultats

La plate-forme est en place depuis quelques semaines maintenant. Un grand nombre de collaborateurs sont actifs sur l’intranet social. Un grand nombre de groupes ont été créés. L’agenda est très utilisé et l’outil pour se donner rendez-vous ainsi que l’outil d’enquête connaissent un vif succès. « Nous voyons déjà que les objectifs sont atteints. Le groupe « Autisme » en est un bel exemple. Il permet aux gens ayant un intérêt ou des connaissances communs de se retrouver. Ils partagent diverses informations, discutent de divers thèmes, établissent des plans et travaillent sur des projets. Ainsi, si je fais une recherche avec le critère « autisme », je vois qu’il y a sept collègues dont c’est la spécialité. De cette manière les connaissances sont partagées et l’implication de chacun s’en trouve renforcée. C’est tout simplement formidable ! »

Le futur

Huub et son équipe vont poursuivre l’extension de la plate-forme. « Ainsi, prochainement, nous allons probablement installer un lien avec notre environnement Office 365. Mais, c’est quelque chose que nous ferons dans une phase ultérieure. Dans l’immédiat, notre attention se porte sur l’intranet social. Nous voulons faire en sorte que les objectifs soient atteints et que les collaborateurs se mettent avec enthousiasme au travail en ayant recours à Viadesk. Le contact avec Viadesk est particulièrement agréable. Nous sommes toujours en contact avec les bonnes personnes et le personnel est très serviable. Nous espérons que notre collaboration avec Viadesk nous permettra de mener à bien notre mission la plus importante. Le développement et la bonne santé de l’enfant sont quelques chose de fondamental. Chaque enfant doit avoir la possibilité de s’épanouir de sa propre manière. Personne ne doit être laissé pour compte. Les enfants qui souffrent d’un handicap et les autres se rencontrent chaque jour et apprennent à s’accepter tels qu’ils sont. C’est quelque chose qui fait chaud au cœur. J’espère que notre approche sera suivie un peu partout aux Pays-Bas. Il s’agit là de d’un combat dans lequel nous allons nous investir ! »

Source photo Centre pour enfants Borgele: Te Kiefte Architecten.
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