GGD région Limbourg du sud

GGD région Limbourg du sud

  • Semi-public
  • 500 collaborateurs

Le GGD de la région Limbourg du sud travaille de façon transparente et dans une optique d’efficacité avec l’intranet social de Viadesk

Le GGD de la région Limbourg du Sud est un organisme spécial et multi-facettes. Le service compte quelque 500 collaborateurs, fournit ses services à 18 communes et coopère avec d’innombrables services municipaux externes. Dès lors, une bonne communication de l’information et une collaboration optimale sont d’une importance capitale pour le fonctionnement d’une organisation aussi complexe. Mais comment y parvenir ?

social intranet ggd zuid limburg Loes Senssen

« Viadesk propose une fonction de recherche puissante et la possibilité de structurer les contenus. Les statistiques permettent une analyse efficace des contenus essentiels et des informations dont on peut se débarrasser. Ceci permet d’éviter que l’intranet ne se retrouve saturé d’informations inutiles. »

Loes Senssen, manager communication digitale GGD de la région Limbourg du Sud

L’ancienne situation

L’intranet est obsolète d’un point de vue technique et n’est utilisé que par une poignée de personnes. Les informations sont de piètre qualité et, par ailleurs, difficile à trouver. De ce fait, des connaissances fondamentales sont perdues, chose qui coûte énormément de temps et d’argent.

La solution

Une solution centrale offrant une parfaite visibilité et permettant aux collaborateurs de travailler efficacement les uns avec les autres. Le partage des connaissances et des informations devient important et assure la présence de contenus de haute qualité. Cet outil facilite et améliore les processus internes.

Le résultat

  • Savoir ce que font les collègues
  • Un partage efficace des informations et des connaissances
  • Une boîte mail « apaisée »
  • Un flux d’informations pertinentes
  • Pouvoir travailler quels que soient le lieu et l’heure
  • Des contenus de grande qualité

Intranet social ggd : Transparent et orienté vers les résultats

Pour pouvoir atteindre les objectifs essentiels de sa mission (« la bonne santé de la population de la région du Limbourg du sud »), le GGD rassemble des connaissances et collecte de nombreuses informations afin de pouvoir conseiller et informer les communes et leurs habitants. Loes Senssen, manager communication digitale nous explique : « Le lien entre recherche, politiques et pratique est quelque chose de très important pour nous. L’intranet social est un outil incontournable au regard de notre manière transparente de travailler et notre optique d’efficacité. Le système contribue à améliorer la qualité de nos prestations et propose l’ensemble des options permettant d’optimaliser nos processus internes. »

Pas de pilotage depuis une rédaction centrale

« Nous disposons maintenant d’une seule plate-forme centrale grâce à laquelle il est possible de voir sur quoi travaillent les collègues. Un nombre toujours plus grand de nos collègues découvre les avantages qu’offre cette nouvelle manière de travailler. Comme elle présente un intérêt immédiat, le système est accueilli avec grand enthousiasme » indique Loessen. « L’échange de connaissances permet d’apprendre plus facilement les uns des autres. Nous voyons que le nombre de publications augmente et que l’utilisation s’intensifie. Nous proposons des formations à nos collaborateurs dans le but de rendre les contenus plus attrayants. Ils peuvent d’ailleurs les adapter eux-mêmes. Tout cela est très positif. »

Les contenus sur le nouvel intranet sont non seulement de meilleure qualité mais les informations sont plus facilement accessibles. « Dans l’ancien intranet, la structure de menu était rattachée aux différents départements. En d’autres termes, lorsqu’un collaborateur recherchait un certain formulaire, il lui fallait savoir précisément quel département en avait la charge. Le nouvel intranet propose diverses manières d’accéder aux informations. La fonction de recherche est très efficace et une liste de mots-clés permet de se lancer à la recherche des informations désirées. En outre, les missions prioritaires du GGD figurent sur la page d’accueil de l’intranet. Les utilisateurs peuvent donc cliquer directement sur celles-ci sans avoir à scruter l’intégralité de la plate-forme. »

Le travail d’équipe au service de l’efficacité

L’énorme éventail de possibilités proposées par Viadesk permet d’organiser de façon efficace les activités quotidiennes. « Et cela nous épargne une quantité phénoménale d’e-mails » dixit Loes Senssen. « On est membre d’une équipe dans le cadre de laquelle chacun d’entre nous travaille à l’amélioration d’un produit ou d’un service. Cela permet de travailler de façon plus structurée et synthétique. Il n’est pas nécessaire de consulter en permanence sa boîte mail pour voir quelles sont les activités les plus récentes et nous n’avons plus de discussions sur le point de savoir qui a adapté la dernière version d’un document. Viadesk offre tellement de possibilités ! »

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