HAweb

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  • Soins de santé
  • 200 collaborateurs

13 000 médecins généralistes sur une seule community

Chaque jour, en leur qualité de défenseur des intérêts de la profession et d’institut de connaissances, ils s’investissent pour quelque 13 000 médecins généralistes aux Pays-Bas. Pour mener à bien cette importante mission, l’Association nationale des médecins généralistes (« Landelijke Huisartsen Vereniging (LHV) ») et la Société néerlandaise des médecins généralistes (« Nederlands Huisartsen Genootschap (NHG) ») ont recours à HAweb, la communauté en ligne ayant pour but de faciliter la collaboration et l’échange des connaissances au sein de la communauté des médecins généralistes et de mettre en relation les membres de ce groupe professionnel.

Social intranet Guido Verboom HAweb

« Viadesk nous décharge de tous les aspect technologiques et propose une plate-forme qui a fait ses preuves, sûre et fiable ! »

Guido Verboom, communitymanager

L’ancienne situation

13 000 médecins généralistes et parties externes souhaitent pouvoir améliorer leur collaboration, régler les choses de manière plus efficace et faire en sorte que l’échange des connaissances soit mieux organisé. L’ancienne plate-forme qui est censée permettre la réalisation de ces objectifs ne répond plus aux attentes.

La solution

Un intranet social sûr, conviviale et, surtout, prêt à l’emploi, assurant un lien entre l’ensemble des collaborateurs, pouvant être rapidement mis en place et facilitant aussi, outre la collaboration, le partage des connaissances. Viadesk répond en tous points à ces souhaits et attentes.

Le résultat

  • Une plate-forme éprouvée prête à l’emploi
  • Possibilité de trouver l’ensemble des participants à la plate-forme
  • Les groupes de travail font tout ce qu’ils ont à faire sur la plate-forme
  • Collaborer en toute sécurité, y compris avec les parties externes
  • Met les médecins généralistes en relation
HAweb community Viadesk

Le médecin généraliste occupe une place centrale

Globalement, aux Pays-Bas, les médecins généralistes mettent en œuvre les mêmes méthodes de travail alors que, souvent, ils se trouvent dans des situations différentes, dans des régions différentes, ils ont conclu des accords différents avec les assureurs maladie, la composition de leur cabinet diffère etc. Du fait de leur importante charge de travail, les médecins généralistes ont très peu de temps pour entretenir un contact avec des collègues. Pour répondre à ce besoin, la plate-forme HAweb – une communauté entièrement revisitée et destinée aux médecins généralistes visant à faciliter leur collaboration et l’échange des connaissances – est lancée en 2017. HAweb propose 2 possibilités d’utilisation.

Une solution prête à l’emploi

« En notre qualité de LHV et NHG, nous avons développé nous-mêmes HAweb en 2011 (Drupal 6, réd.) qui est un réseau en ligne pour les médecins généralistes membres de nos associations » indique Diederick Meinen de l’équipe du projet HAweb. « À l’époque, il n’existait pratiquement pas de solutions standard pour ce type de plate-forme. Mais les possibilités techniques et les besoins de nos membres évoluent constamment. En fait trop rapidement pour que nous puissions suivre la cadence. »

Diederick et l’équipe HAweb se sont alors lancés à la recherche d’une solution de remplacement à l’ancienne plate-forme et qui devait être prêt à l’emploi.

HAweb huisartsen community Viadesk

La quête d’une community moderne

« Nous avons décidé de nous lancer à la recherche d’une partie externe auprès de laquelle nous pourrions acheter la technologie nécessaire de sorte à ne plus avoir à nous soucier de cette question » poursuit Diederick. « Nous connaissons Viadesk comme intranet social mais nous ne savions pas que la plate-forme était également tout à fait adapté aux besoins d’une communauté en ligne. Nous avons discuté avec les divers fournisseurs, une startup très branchée avec une plates-forme très soignée. Ça a certes de la gueule mais son expérience ne se fonde que sur deux usercases. Si l’on creuse un petit peu, on découvre vite les limites. En revanche, Viadesk est multi-facettes et permet les discussions au sein de la communauté mais aussi de partager des documents. En outre, Viadesk nous décharge de tous les aspects technologiques et propose une plate-forme qui a fait ses preuves, sûre et fiable. Ainsi, nous avons modernisé HAweb, non seulement d’un point de vue technique mais également d’un point de vue fonctionnel. »

L’adoption du produit par ses destinataires, comment s’y prendre ?

Dès le début, un groupe important de jeunes médecins généralistes a été impliqué dans le projet. Il s’agit d’ailleurs de ce groupe de médecins qui avait indiqué qu’ils trouvaient qu’un intranet social/forum manquait. Diederick Meinen : « Lorsque HAweb a été mis en ligne, nous avons consacré énormément de temps à la discussion dans le cadre de réunions physiques. Je pense que nous avons organisé environ 70 ateliers. Nous avons parcouru tout le pays pour aider ceux qui le souhaitaient. La réticence à utiliser la plate-forme tient surtout à la méconnaissance de celle-ci. À l’occasion de réunions, nous avons essayé de convaincre les personnes crédules en montrant les avantages de la plate-forme par le biais d’exemples pratiques et, en fait, tout simplement, l’importance d’HAweb. Notre conseil : commencer à petite échelle puis amplifier la démarche. Les tout derniers chiffres montrent qu’il s’agit là d’une stratégie qui a été payante. »

Social intranet Diederick Meionen HAweb

« Nous utilisons quotidiennement le module statistiques de Viadesk. Ainsi, nous pouvons voir quelles activités ont lieu dans les groupes, quels groupes sont populaires, combien de fois les messages sont lus. »

Diederick Meinen, conseiller médias numériques

Moins d’e-mails, beaucoup plus d’interaction

Le communitymanager Guido Verboom est très enthousiaste face aux premiers résultats. « Nous utilisons maintenant (2018, réd.) la nouvelle plate-forme depuis une année. Étant donné que Viadesk nous a libérés de tous les tracas techniques, nous pouvons nous concentrer sur le contenu et sur la participation des médecins généralistes. Le premier constat est que la correspondance e-mail a fortement décru. De cette manière la communication devient beaucoup plus efficace. Par rapport à l’ancienne plate-forme, nous voyons une augmentation du nombre de réactions de 28,7 %. Cela vient non seulement de la croissance du nombre d’utilisateurs (3158) mais l’interaction et, par conséquent, la collaboration s’intensifient à vue d’œil. Cela fait vraiment plaisir. »

Il y a donc une forte augmentation des utilisateurs et des réactions sur la plate-forme. Une autre indication est le nombre d’items postés – à savoir des textes ou des images/photos – dans les divers groupes. Les 3000 utilisateurs ont posté quelque 58 098 items, soit une augmentation de près de 59 % !

HAweb huisartsen community Viadesk Social Intranet

Les statistiques motivent ?

« Oui, absolument » indique Diederick Meinen. « Nous utilisons chaque jour le module statistiques de Viadesk. Ainsi, nous pouvons voir quelles activités ont lieu dans les groupes, lesquelles d’entre elles sont populaires, combien de fois les messages sont lus. Dernièrement, un médecin plutôt critique m’a fait remarquer que, de toute façon, les articles n’étaient pas lus. Or, après contrôle, il s’est avéré qu’il en était autrement : son blog avait en effet été lu plus de 100 fois. Dans un groupe de 150 membres, il s’agit là d’un résultat dont on peut se réjouir ! »

Le futur

Diederick Meinen : « Poursuivre l’extension d’HAweb. Faire en sorte que l’objectif visé, à savoir mettre en relation les médecins généralistes, puisse encore mieux être réalisé. Ce qui est agréable dans notre collaboration avec Viadesk est que nous pouvons nous consacrer entièrement au management de la communauté et à son contenu. Avec leur feuille de route, l’équipe de Viadesk fait en sorte que la plate-forme évolue en permanence et soit toujours up-to-date. »

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