Région de sécurité ZHZ

Région de sécurité ZHZ

  • Secteur public
  • 600 collaborateurs

Travailler ensemble pour rendre la région plus sûre avec Viadesk

Dans la « région de sécurité Zuid-Holland Zuid (Veiligheidsregio VRZHZ) », 17 communes collaborent étroitement avec, entre autres, la police, les pompiers et les services de gestion des eaux afin de protéger tout citoyen qui habite, travaille ou séjourne dans celles-ci, en cas de situations d’urgence, de catastrophes et crise. Une bonne communication de l’information et une continuité des processus de travail sont d’une importance capitale pour une organisation aussi complexe. Et, pour cette raison, ses quelque 600 collaborateurs commencent et terminent leur journée sur Viadesk.

Social intranet veiligheidsregio ZHZ Leo den Otter

« Quel que soit le secteur ou l’importance de l’organisation, Viadesk est un outil extrêmement utile pour optimiser la communication au sein de l’entreprise et avec les parties externes. Le système présente nombre d’avantages pour la région VRZHZ, notamment en termes d’économie de temps et, par conséquent, d’argent »

Leo den Otter, conseiller senior en communication.

L’ancienne situation

Un bon partage de l’information est quelque chose de fondamental pour les services de secours. Or, sur les vieux systèmes, désormais obsolètes, celui-ci laisse particulièrement à désirer. Les collaborateurs opèrent par ailleurs sur divers sites ce qui complexifie les questions de leur accessibilité et de leur collaboration.

La solution

Viadesk fournit à la région VRZHZ un intranet social accessible à l’ensemble de ses collaborateurs. Cette plate-forme SaaS permet un partage optimal d’informations actuelles et permet d’assurer le lien entre l’ensemble des personnes se trouvant sur les divers sites.

Le résultat

  • Communication d’informations actuelles
  • Méthode de travail plus efficace
  • Meilleur panorama de la situation et contrôle
  • Continuité du travail dans le cloud
  • L’application favorise un travail sans recours au papier
Social intranet veiligheidsregio Zuid Holland Zuid

Des informations actuelles directement disponibles

En 2009, Viadesk est devenu l’intranet social de la région VRZHZ. Les collaborateurs placent sur celui-ci des documents, planifient des réunions, lancent des projets ou de partagent des informations. Leo den Otter, conseiller senior en communication de la région VRZHZ, donne un exemple : « Un collaborateur des services de gestion des eaux se connecte sur Viadesk et obtient directement les informations actuelles sur la personne qui est d’astreinte dans la semaine en question ou concernant la personne qu’il convient de contacter lorsqu’une écluse est restée ouverte. Les pompiers peuvent s’informer au sujet de la situation du moment en matière de trafic routier et, ainsi, suivre un autre itinéraire lorsque, par exemple, le tunnel Noord est fermé. Viadesk est par conséquent une source particulièrement pratique d’informations ! »

Un rôle central de l’équipe communication pour un panorama clair de la situation et un contrôle efficace

L’ensemble des collaborateurs ont accès à Viadesk. Sa structure simple et claire rend son utilisation très aisée. Mais pour éviter de se retrouver face à une jungle d’informations sur l’intranet social, l’équipe de communication joue un rôle fondamental et apporte son support aux utilisateurs. Den Otter : « Lorsque l’on veut créer un nouveau groupe, nous avons toute latitude pour le faire. Grâce à la structure logique du système, la navigation est plus aisée qu’autrefois. La création de nouveaux comptes s’effectue également au niveau central. »

L’application favorise un travail sans avoir recours au papier

Les collaborateurs de la région VRZHZ travaillent sur divers sites et utilisent souvent leur propre smartphone ou tablette. Leo den Otter : « L’application peut être utilisé sur l’ensemble des appareils mobiles. Il suffit de se connecter et de se mettre au travail. Je me rends souvent moi-même à des réunions sur site et, grâce à Viadesk, je peux laisser à la maison ma mallette plein de papiers qui pèse des tonnes. Ma tablette et l’application Viadesk suffisent. C’est bon pour mon dos et, en plus, ça évite d’avoir à imprimer plein de trucs ! »

Viadesk fonctionne toujours, y compris dans le cloud

La continuité du travail est quelque chose de fondamental pour la région VRZHZ. Une panne entraînant la coupure des liaisons ou tout autre problème technique peut avoir des conséquences dramatiques. « Nous travaillons depuis maintenant 5 années avec Viadesk et, pendant tout ce temps, nous n’avons pour ainsi dire connu quasiment aucun problème technique. En général il s’agit de questions simples émanant des utilisateurs auxquelles le centre d’assistance de Viadesk répond, et le problème est réglé. »

À l’époque, le choix pour Viadesk était, pour la région VRZHZ, un choix logique. L’ensemble des logiciels utilisés sont en effet disponibles dans le cloud, ce qui est également le cas chez Viadesk. « La plate-forme Saas présente de nombreux avantages et est, entre autres, peu couteuse, ne nécessite pas de gestion et d’entretien et offre la possibilité de se connecter quels que soient l’heure et le lieu où l’on se trouve » dixit den Otter.

Un outil pour chaque secteur

Viadesk est-il un outil adapté pour tout le monde ? Leo den Otter : « Sans aucun doute ! Quel que soit le secteur d’activité de votre organisation, Viadesk est un outil incroyablement utile pour optimiser la communication au sein d’une entreprise et avec les parties externes. Pour la région VRZHZ, les avantages sont nombreux, et notamment au niveau du gain de temps et des économies financières. Mais comme avec toute chose, il faut essayer soi-même pour s’en convaincre. Viadesk nous facilite vraiment la tâche ! »

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